El Outsorcing o Subcontratacion es una práctica empresarial en la que una empresa contrata a un tercero para realizar tareas, manejar operaciones o prestar servicios para la empresa.

La esencia de la reforma recae en la prohibición de que, un verdadero patrón, no sea jurídicamente (es decir en papeles), el verdadero jefe de sus empleados, sino que, pese a desempeñar un trabajo subordinado para un empleador, jurídicamente su patrón sea otra persona, ya sea física o moral, terminando o disminuyendo así con  las prestaciones laborales a favor de los trabajadores.

La subcontratación de personal –entendiéndose como la relación en la que una persona física o moral pone trabajadores a disposición de un contratante- busca erradicar las malas prácticas vinculadas al outsourcing, permitiendo únicamente la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas, que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante.

Según el Acuerdo por el que se dan a conocer las disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas, se entiende como servicios especializados: “aquellos servicios u obras complementarias  o compartidas prestadas entre empresas de un mismo grupo empresarial, siempre y cuando no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los reciba”.

Con base en esta definición, el tema adquiere un nuevo tono: ¿qué significa en el acuerdo “por un mismo grupo empresarial”?

Para los efectos de la reforma que estamos analizando, el concepto de “grupo empresarial” se define como el conjunto de personas morales independientes entre sí, cuya operación, sin embargo, se encuentra bajo el control y dirección de una sola sociedad o matriz. Vale la pena destacar que esta aseveración, implica habilitar la figura de la substitución laboral, a través de la cual se transfieren las nóminas de las empresas de subcontratación a las empresas contratantes.

Ante la obligación de realizar una sustitución patronal, y a fin de evitar que los contratos celebrados por la organización antes del 24 de abril ahora sean considerados como de servicios especiales, algunas organizaciones podrían tomar la decisión de realizar una fusión con el prestador de servicios de outsourcing. Sin embargo, antes de dar cualquier paso, recomendamos hacer una evaluación para identificar si la empresa está lista para el proceso de fusión, y en este sentido, asegurarse de que no existan restricciones contractuales e, incluso, averiguar si se cuenta con el tiempo necesario para realizar los trámites pertinentes ante las autoridades fiscales que corresponden.

La subcontratación de servicios u obras especializadas se permitirá siempre que las empresas contratistas estén registradas en el padrón público que al efecto lleve la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Este registro abre la puerta a una nueva relación entre contratantes y contratistas, lo que abarca desde revisiones y cambios en las disposiciones fiscales en materia de compensaciones y retenciones para efectos del impuesto sobre nóminas, hasta en la responsabilidad solidaria nacida de este tipo de contratos.

Para poder realizar el registro, se debe estar al corriente con las obligaciones fiscales y de seguridad social. Además, es importante que al momento del registro la firma electrónica (e.firma) esté vigente, además de contar con documentos que identifiquen legalmente a la empresa. Una vez hecha la solicitud de registro, la STPS cuenta con 20 días para responder. En caso de que esto no suceda, se podrá enviar un recordatorio dentro de los 3 días siguientes. Si después de este periodo aún no se recibe respuesta, se dará el efecto de la “afirmativa ficta”, es decir, se da por efectuado el registro, aún sin respuesta de la STPS.

Dentro de las reformas que estamos analizando, hay otro reto: cumplir dentro de los tiempos especificados en las modificaciones legales. Y es que algunas disposiciones entraron en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial y otras entraron en vigor el 1 de septiembre de 2021, fecha en que se venció el plazo para que las empresas se regularicen en materia de outsourcing

Para el caso de incumplimiento, habrá sancione muy  severas para el outsourcing ilegal, entre las que se encuentran: i) se equiparará a defraudación fiscal; y ii) Multas que van de los $173,000.00 M.N. hasta $4’000,000.00 M.N. Para quienes incumplan con las nuevas disposiciones, tendrán prohibida la deducibilidad de los pagos efectuados  de los ingresos declarados, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación (hoy reformado), en el cual se menciona que no tendrán efectos fiscales de deducción o acreditamiento, los pagos o contraprestaciones realizados por concepto de subcontratación de personal para desempeñar actividades relacionadas tanto con el objeto social como con la actividad económica preponderante del contratante, y por lo mismo podrá incluso, tener un efecto penal.

En conclusión, ante los constantes cambios en el entorno, la mejor herramienta para todas las empresas será generar confianza y certidumbre  al interior de las mismas. Al final del día, en el afán de cumplir con nuevos requisitos de la reforma, se pueden encontrar oportunidades para ser más eficientes, por ejemplo en la operación y las estructuras organizacionales.